Veiligezorg® is voor de meeste instellingen en organisaties een nieuw en vrij omvangrijk project. Om het project overzichtelijk te houden begint u met een beperkt aantal pilotafdelingen. Na de eerste ervaringen op de pilotafdelingen wordt besloten het project ook op andere afdelingen in te zetten. Dit stadium in de implementatie van het project heet verbreden. In dit hoofdstuk leest u meer over:

1. Intern verbreden
2. Extern verbreden
3. Schema Veiligezorg® verbreden

Van intern verbreden is sprake wanneer u verbreedt naar andere afdelingen binnen de instelling of organisatie. Hierbij maken we onderscheid tussen:

• Verbreden van decentraal naar decentraal: activiteiten vanuit de pilotafdelingen verbreden naar andere afdelingen;
• Verbreden van decentraal naar centraal: activiteiten, nadat ze op de pilotafdelingen zijn ontwikkeld, op centraal niveau voor de hele instelling of organisatie vaststellen en invoeren;
• Verbreden van centraal naar decentraal: activiteiten die centraal zijn opgesteld naar alle afdelingen communiceren en invoeren.

Keuzes maken

Bij het besluit het project Veiligezorg® naar andere afdelingen in de instelling of organisatie te verbreden, moeten belangrijke beslissingen worden genomen. Bij deze keuzes speelt de omvang van het agressieprobleem een belangrijke rol:

• Naar welke afdelingen gaat u verbreden: naar alle afdelingen of alleen de risicoafdelingen c.q. afdelingen met veel agressie?
• Welke onderdelen van Veiligezorg® worden op de nieuwe afdelingen uitgevoerd en welke niet?
• Welke informatie moet naar welke afdelingen: wat moeten alle afdelingen weten en wat geldt alleen voor risicoafdelingen?
• Wat betekent dit voor de communicatie en het communicatieplan?
• Gaat u alleen intern verbreden of kijkt u ook naar de veiligheid buiten de instelling of organisatie (denk hierbij bijvoorbeeld aan parkeerterreinen)? In het laatste geval: wie moet u er dan nog meer bij betrekken (bijvoorbeeld de gemeente)?

Strategie voor verbreding

De te volgen strategie bij verbreding vloeit voort uit de manier waarop de projectorganisatie voor Veiligezorg® aan het begin is ingericht. Ook de wijze waarop het project wordt verankerd (zie ook Fase 7: Verankering van Veiligezorg®) speelt hierbij een rol. Drie mogelijke strategieën:

• strategie 1
• strategie 2
• strategie 3 

In alle drie de situaties geldt dat het zeer belangrijk en nuttig is om de ervaringen die in de pilotfase zijn opgedaan, uit te wisselen met degenen die verder gaan met Veiligezorg®. Belangrijke zaken om uit te wisselen zijn:

• hoe is de implementatie van het project aangepakt?
• welke instrumenten zijn hierbij gebruikt?
• wat ging goed, waardoor?
• wat ging niet goed, waardoor?
• welke valkuilen zijn er?
• wat zijn belangrijke randvoorwaarden?

In de eerste plaats voert u de probleemanalyse uit en maakt u een plan van aanpak.

De probleemanalyse (enquête, interviews en kleurenmethode) hoeft niet op alle afdelingen even uitgebreid te worden gedaan. Een afdeling waar nauwelijks sprake is van agressie zal niet gemotiveerd zijn om de probleemanalyse op dezelfde manier uit te voeren als op de pilotafdeling is gedaan.

Bij het plannen van de verbreding is het voor het draagvlak beter om te beginnen met afdelingen waar agressie of onveiligheidsgevoelens een probleem zijn.

• Voer altijd de enquête uit: om een goed beeld te krijgen van de problematiek en om een nulmeting te hebben. U kunt de enquête aan het eind van het interview laten invullen, zodat men beter weet waar het om gaat. Om het werk te beperken kunt u eventueel vragen over andere onderwerpen dan agressie, zoals brandveiligheid, weglaten. Deze zitten vaak ook al in de RI&E.
• Voer ook altijd de interviews en de kleurenmethode uit, dit kan eventueel wel met minder medewerkers. Wanneer afdelingen (bouwkundig) erg op elkaar lijken, kunt u vergelijkbare afdelingen en poliklinieken voor de kleurenmethode clusteren om de benodigde tijd te beperken. Zorg wel voor voldoende draagvlak voor de maatregelen en bespreek altijd met een zo groot mogelijk deel van het team de uitkomsten van de probleemanalyse en de voorstellen voor maatregelen, en stel gezamenlijk prioriteiten. De afdelingshoofden zullen hierbij wel enige begeleiding nodig hebben vanuit de centrale projectgroep, de projectleider en/of de hoofden van de pilotafdelingen.

Het verbreden van decentraal naar centraal is eigenlijk: het opschalen van hetgeen op de pilotafdelingen is ontwikkeld en in feite ook geldt voor alle andere afdelingen in de instelling of organisatie. Bijvoorbeeld de gedragscode en de gedragsregels.

Op de pilotafdelingen zijn discussies gevoerd over waarden en normen. Daaruit is een voorstel voor een gedragscode (hoe gaan we met elkaar om, in positieve zin) gekomen en gedragsregels (wat accepteren we niet meer van patiënten en bezoekers en van elkaar). De gedragscode en de gedragsregels moeten voor de hele instelling of organisatie gaan gelden.

Om draagvlak te creëren onder medewerkers om zich ook volgens de gedragscode en de gedragsregels te gedragen, is de waarden- en normendiscussie op de afdeling van groot belang. Dit betekent niet dat de gedragscode en gedragsregels steeds opnieuw worden opgesteld. Wat op de pilotafdelingen is opgesteld kan als uitgangspunt dienen voor andere afdelingen. Na de discussie kan het met afdelingsspecifieke zaken worden aangevuld.

Bij de verbreding van centraal naar decentraal zijn de procedures en afspraken op centraal niveau vastgesteld. Voorbeelden zijn:

• het convenant;
• de procedure voor het melden van incidenten;
• de procedure voor waarschuwingen en ontzeggingen;
• opvang en nazorg.

Tijdens de verbreding moeten deze aan alle overige afdelingen en medewerkers bekend worden gemaakt. Een goed communicatieplan is hierbij van groot belang.

• De projectleider Veiligezorg® heeft een centrale coördinerende functie en fungeert als projectleider voor de verbreding.
• Voor de uitvoering van Veiligezorg® op een (nieuwe) afdeling fungeert het hoofd van die afdeling als deelprojectleider.
• De centrale projectleider ondersteunt en adviseert de hoofden van de afdelingen waar nodig en bewaakt de voortgang. Een vaste overlegvorm met de betrokkenen om de voortgang te sturen en te bewaken is een belangrijk onderdeel tijdens de verbreding.

• De hoofden van de pilotafdelingen fungeren samen als projectleider.
• Zij zijn alleen projectleider voor de periode waarin het project op hun afdeling wordt uitgevoerd.
• Bij het ontwikkelen van de instellingsbrede activiteiten, zoals het registratiesysteem en het convenant, hebben zij een initiërende en stimulerende rol. Andere leden van de projectgroep zorgen voor de uitvoering.
• Een medewerker met een centrale rol of functie, zoals een medewerker Integrale Veiligheid of arbocoördinator krijgt de volgende taken:
- de continuïteit van Veiligezorg® bewaken;
- de instellingsbrede, centrale afspraken invoeren;
- de verbreding van centraal naar decentraal.
• Bij de verbreding naar andere afdelingen herhaalt het proces zich: op de andere afdelingen worden de afdelingshoofden de projectleider.

• Een medewerker uit de instelling of organisatie krijgt tijdelijk de functie van projectleider Veiligezorg®.
• De hoofden van de pilotafdelingen zijn lid van de projectgroep en verantwoordelijk voor de uitvoering van Veiligezorg® op hun afdeling.
• Voor de fase waarin Veiligezorg® verbreed wordt, moet de rol van de projectleider/centrale coördinator een nieuwe invulling krijgen om de continuï¥teit van het project te kunnen garanderen.
• Bij de verbreding moeten de taken van de projectleider voor het centrale deel van Veiligezorg® aan één persoon worden toegewezen. Het is van belang om deze medewerker al in de pilotfase nauw bij het project te betrekken.
• Voor de uitvoering van Veiligezorg® op de nieuwe afdelingen worden afdelingshoofden (deel)projectleider.

Veiligezorg® extern verbreden, betekent dat u aandacht besteedt aan veiligheid rondom de instelling. Wanneer de buitenruimte er onoverzichtelijk, donker, rommelig en vervallen uitziet, komt dit noch de feitelijke veiligheid noch de veiligheidsgevoelens van bezoekers en personeel ten goede.
Wanneer u de omgeving van de instelling aanpakt, draagt dat bij aan de veiligheid voor zowel personeel als bezoekers. Bovendien werkt een aangename omgeving agressieverlagend.
Alleen al de zichtbare aanwezigheid van beveiligingsmensen op bepaalde uren, kan soms al een grote bijdrage leveren aan de veiligheidsgevoelens. Wanneer men regelmatig checkt of de veiligheidssituatie buiten nog voldoet aan een aantal gezamenlijk gestelde criteria en zo nodig actie onderneemt, draagt dat bij aan een prettiger verblijfsklimaat, zowel buiten als binnen de instelling.

In het schema geven we van een groot aantal activiteiten in het project Veiligezorg® aan op welk niveau verbreding plaats kan vinden. Dat wil niet zeggen dat dit de enige manier is. Een instelling of organisatie kan goede redenen hebben om het op een andere manier te doen.