Stappen naar Veiligezorg®

Om Veiligezorg® in uw instelling of organisatie te introduceren, zijn de volgende activiteiten nodig:

1. sleutelpersonen informeren;
2. risicoafdelingen vaststellen;
3. projectleider aanstellen;
4. projectorganisatie opzetten;
5. intentieverklaring tekenen met onder meer politie en justitie;
6. startbijeenkomst organiseren;
7. communicatie.

Aan het begin van het traject is het van belang om relevante sleutelpersonen goed te informeren over Veiligezorg®. Doelen van deze introductie zijn:

• voorlichting geven over Veiligezorg®;
• draagvlak peilen en creëren;
• globale probleeminventarisatie maken;
• vragen van aanwezigen beantwoorden.

Bepaal zo snel mogelijk welke afdelingen aangewezen worden als risicoafdeling. Een definitie voor een risicoafdeling is niet te geven, want het is in iedere instelling weer anders en er komt ook gevoel bij kijken. Denk in ieder geval aan de volgende aspecten:

• Zijn er cijfers bekend van incidenten?
• Waar denkt men dat agressie/onveiligheid het meeste voorkomt?
• Waar is snel succes te halen en het draagvlak goed?

In het project worden de problemen op maximaal twee afdelingen als eerste aangepakt. Door deze prioriteitstelling en afbakening blijft het project beperkt van opzet en daardoor werkbaar.
Voor instellingen of organisaties met verschillende locaties is het aan te bevelen om op slechts één locatie met Veiligezorg® te beginnen.

Het slagen van Veiligezorg® is voor een groot deel afhankelijk van de inzet en (communicatieve) vaardigheden van de projectleider. Een profielschets van de projectleider vindt u in hier.

Leg de taken van de projectleider goed vast:

• functie- en taakomschrijving;
• bevoegdheden en mandaat;
• structuur en lijnbevoegdheden;
• tijdbesteding (extra tijd of ‘in plaats van’);
• periodiek overleg;
• rapportageverplichting;
• middelen.

Stel ook een plaatsvervangend projectleider aan, zodat de continuïteit van het project niet in gevaar komt bij ziekte of langdurige afwezigheid van de projectleider.
Het is daarnaast raadzaam om een stagiair te werven, die aangesteld wordt als projectassistent en een deel van het uitvoerende werk kan overnemen van de projectleider.

Het project staat of valt met een goede projectorganisatie. De projectleider is verantwoordelijk voor het vormgeven van een adequate projectorganisatie.

De projectorganisatie kan uiteraard pas worden opgezet nadat de risicoafdelingen zijn geselecteerd.

U bekrachtigt de bereidheid tot samenwerken met de publiekprivate partners met een gezamenlijke intentieverklaring.

Doelen van de startbijeenkomst zijn:

• bewustwording van de ernst en omvang van de problematiek en van de noodzaak om actie te ondernemen;
• tot het inzicht komen dat de problematiek het beste door alle betrokkenen gezamenlijk aangepakt kan worden;
• voorlichting geven over Veiligezorg®;
• draagvlak creëren;
• vragen van betrokkenen beantwoorden.

NB: in enkele ziekenhuizen heeft de raad van bestuur de projectgroep formeel de opdracht gegeven tijdens het tekenen van de intentieverklaring. Belangrijk voor het draagvlak, budget, etc.

Startbijeenkomst organiseren en intentieverklaring tekenen.

Veiligezorg® is een belangrijk project. Het is dan ook essentieel dat de introductie van Veiligezorg® planmatig en breed binnen de instelling of organisatie bekend wordt gemaakt.
Ook in de loop van het project is voorlichting aan in- en externe doelgroepen van wezenlijk belang voor het welslagen van het project, onder andere om zo het nodige draagvlak voor het project te creëren.

• Maak een communicatieplan. Dat is een essentieel onderdeel van Veiligezorg® en komt de kwaliteit en doelgerichtheid van de voorlichting en communicatie zeker ten goede.

Een communicatieplan opstellen.